Terminplanung


Die Ablauf & Terminplanung ist eine Kernleistung von ITECS Engineering, die wir seit Jahrzehnten in verschiedenen Branchen erfolgreich erbringen. In frühen Projektphasen assistiert ITECS dabei wichtige, meist gegebene Meilensteine zu formulieren. Im Weiteren wird aus den Arbeitspaketbeschreibungen, Vorgängen und deren Abhängigkeit zueinander der Terminplan erstellt. Dieser wird später unter Einbeziehung von Ressourcen, Kosten und Risiken zum Projektplan. Nach Freigabe durch den Kunden bildet der Projektplan als sog. Baseline den Referenzplan an dem der Erfüllungsgrad des fortgeschriebenen Projektplans zu messen ist. Nur wenn Abweichungen ihrer Größe nach bekannt sind können effiziente Steuerungsmaßnahmen erarbeitet werden.
Änderungen gehören zu jedem Projekt. Nur wer sich darauf einstellt kann ggf. davon profitieren. Änderungen können aus gestörten Projektabläufen, gewollten oder ungewollten Leistungsänderungen entstehen. ITECS untersucht die Auswirkungen von Änderungen hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Termine und Kosten zeitnah und transparent. Die Auswirkungen auf Termine können mittels Time Impact Analysis (TIA) im Projektplan analysiert werden. Da ein ITECS Projektplan mit Ressourcen und Kosten hinterlegt ist, kann ITECS die Auswirkung auf die Kosten aus der TIA ableiten.
Zu Beginn des Projekts legt der Kunde gemeinsam mit ITECS die Bereiche der Projektsteuerung, die Detailtiefe sowie Personenkreise und Intervalle fest, zu denen regelmäßig berichtet werden soll. Feste Berichtsstichtage werden etabliert und geben dem Projekt einen Rhythmus. Besondere Berichte zu bestimmten Aspekten (Milestone Trend Analysis, Critical Path Analysis, Earned Value Analysis, S-Curve Analysis, Schedule Risk Analysis, Time Impact Analysis etc.) können durch ITECS Engineering routiniert erbracht werden.

Der Umfang der projektbegleitenden Dokumentation wird ermittelt und die Archivierung vorbereitet. Hierbei sind ITECS die jeweiligen Industriestandards geläufig.

Bereits zu Beginn eines Projektes kann ITECS bei der Erstellung eines Budget- und Ausgabenplans die notwendigen Grundlagen zur Mittelfreigabe liefern. Angelehnt an den Projektstrukturplan oder einer anderen Kostenstruktur plant und verfolgt ITECS bereits getätigte oder zukünftige Ausgaben. Dies ermöglicht dem Kunden jederzeit einen aktuellen Blick auf die Kosten des Projektes. Durch regelmäßige Berichte werden Abweichungen vom Ausgabenplan frühzeitig erkannt, sodass entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. ITECS bietet hierfür eigene nach PMO (Project Management Office) entwickelte Tools an, kann diese Aufgabe aber auch mit kundeneigener Software durchführen. ITECS bedient damit die Schnittstelle zwischen dem Projekt und der projektübergreifenden Controlling Abteilung.
Auch bei der Abwicklung administrativer Aufgaben innerhalb der Organisation steht ITECS gerne helfend zur Seite.
ITECS Engineering entwickelte eine eigene Projektmanagement Methode basierend auf 25 Jahren Projekterfahrung. Der Masterplan wird erstellt und als Baseline Schedule definiert. Änderungen der verschieden Abteilungen, z.B. Procurement oder Engineering, werden in regelmäßigen Intervallen abgefragt und eingearbeitet. Die daraus resultierenden Reports werden übersichtlich mit dem Baseline Schedule verglichen und garantieren eine fundierte Entscheidungsgrundlage für zukünftige Projektanpassungen.
Einem Projekt stehen in der Regel begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Die Ermittlung der vorhandenen und benötigten Ressourcen, deren Planung, Effizienz und Auslastung sind für ein Projekt von entscheidender Bedeutung. ITECS hinterlegt die Ressourcen im Projektplan und automatisiert somit die Abhängigkeit von Ressourceneinsatz und Projektverlauf.
Projekte unterliegen Risiken und bieten Chancen. Von Beginn an gilt es diese zu ermitteln, zu bewerten und den Umgang damit zu regeln. In frühen Projektphasen assistiert ITECS hier bei der Stakeholder Analyse und bei der Machbarkeitsbewertung des Projekts. Des Weiteren werden mögliche Risiken identifiziert und hinsichtlich Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Mögliche Auswirkungen hinsichtlich Kosten und Termine werden ermittelt. Im Weiteren werden Risiken dort im Projektplan verankert, wo sie auftreten können, um alternative Szenarien jederzeit simulieren zu können. Vor allem in der Steuerungsphase benötigen Projektbeteiligte im Tagesgeschäft eine klare „Marschrichtung“, die durch einen deterministischen Projektplan gegeben ist. Alternative Szenarien und Einflüsse werden im Risikomanagement ermittelt, untersucht und der gegenwärtigen Planung gegenübergestellt. Somit kann gewährleistet werden, dass Risiken verringert und Chancen genutzt werden. ITECS dokumentiert und analysiert Risiken mit Oracle Primavera Risk Analysis.
Wenn der Projektinhalt bekannt ist, wird er mittels eines Projektstrukturplans systematisch aufgegliedert. ITECS‘ Referenzprojekte und Erfahrungen aus der jeweiligen Branche sowie eigens entwickelte Tools helfen dabei, die für das Projekt ideale Darstellung zu erarbeiten. Der Projektstrukturplan enthält die gesamte, innerhalb des Projekts zu erbringende Leistung in Form von Arbeitspaketen. Für die Arbeitspakete werden Verantwortliche per RACI Chart benannt. Die jeweils Verantwortlichen beschreiben systematisch Grundinformationen der Arbeitspakete, um daraus Informationen und Vorgänge für den Projektplan ableiten zu können. Gegebenenfalls werden hier bestehende (z.B. Einkaufs-) Prozesse integriert. ITECS führt den gesamten Prozess, da die Projektstruktur die Basis für den Projektplan darstellt und die Qualität dieses Dokuments für alle Folgeprozesse von entscheidender Bedeutung ist.
Im Bereich Verträge & Nachforderungen assistiert ITECS dabei, den Projektinhalt und –nichtinhalt zu definieren. Nur wenn der gesamte Projektinhalt bekannt ist, kann er erbracht und das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Ob dies in Eigen- oder Fremdleistung geschieht und wie die Vergabestrategie der Fremdleistungen idealer Weise aussehen kann wird mit dem Kunden erarbeitet. Spezifikationen darüber, wie die Projektsteuerung des Vertragspartners mit der des Kunden verzahnt ist, sowie Schnittstellenmatrizen werden erstellt. Im weiteren Projektverlauf assistiert ITECS bei Ausschreibung und Vergabe von Verträgen und überwacht die Erfüllung der Verträge hinsichtlich terminlicher und monetärer Erfüllung. Die Auswirkungen von Mehr- oder Minderleistung auf Termine und Kosten werden bewertet und dokumentiert.