Mit dem PIN ProjectServer richten wir eine zentrale, webbasierte Informationsquelle bei Ihnen ein. Mitglieder sind Ihre Fachabteilungen, wie z.B der Werksschutz, die Betriebsfeuerwehr oder der Einkauf. Kurz: Alle, die auch bisher an dem Genehmigungsprozess für die Werkausweise beteiligt waren.

Neu hingegen ist, dass jetzt auch Ihre Kontraktoren direkt in Ihr System eingebunden werden.
So ist es Ihnen möglich den Kontraktoren Ausweiskontingente zu überlassen, die durch diese selbst verwaltet werden. Selbstverständlich unterliegt der Beantragungs- und Genehmigungsgang einem von Ihnen definierten Workflow. Dieser gibt jederzeit Auskunft darüber, in welchem Bewilligungsstadium/Status sich der Ausweis befindet. Mit unserer „Work-Flow Engine“ unterstützen wir diesen von Ihnen definierten Prozess.

Die Dokumentenverwaltung für das Ausweisgenehmigungsverfahren ist im PIN ProjektServer integriert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle sicherheitsrelevanten Dokumente mit aktuellem Stand für Prüfungen und Belehrungen verfügbar sind.

Durch den Einsatz verschiedener Transmittal erfolgt eine Benachrichtigung über eine Änderung/Aktualisierung an den Kontraktor. Sie dient Ihrem Unternehmen gleichzeitig als Nachweis, dass sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Der Zugriff auf das System erfolgt mit rollenbasierten Berechtigungen, die den höchsten Datenschutzstandard erfüllen.

• Die „Work-Flow Engine“ bildet jeden gewünschten Arbeitsablauf ab, z.B. zur Beantragung von Einfahrtgenehmigungen
• Die Einarbeitung von kundenspezifischen Datenschutzrichtlinien ist möglich
• Übersichtliche, benutzerfreundliche Eingabemasken, z.B. zur Anlage neuer Antragssteller
• Sofortiger Ausdruck des Ausweises
• Zeitersparnis durch Übertragung von Bearbeitungsaufgaben an den Kontraktor
• Kontraktoren verwalten sich selbst gemäß ihrer Kontingentzuweisung:
  Die Kontraktoren legen z.B. Erstanträge selbst an oder führen Änderungen an bestehenden Ausweisen selbst durch
• Aktueller Überblick (mit Statusangaben des Antrages) über den zutrittsberechtigten Personenkreis
• Automatischer Log und damit automatischer Nachweis über z.B. Sicherheitsdokumente (EH&S), die immer auf dem aktuellen Stand sind

Über Konformitätserklärungen weisen sowohl der Kontraktor als auch der Subkontraktor die Vollständigkeit aller gültigen arbeitsrechtlichen Auflagen und Voraussetzungen nach. Diese Dokumente können direkt an die Kontraktoren und das von Ihnen geführte Personal, auch das des Subkontraktors, „gehängt“ werden, sodass im Falle einer Überprüfung diese Erklärungen verzuglos vorliegen.

Diese Funktionalitäten für alle unsere Kunden im CIS auf der Plattform des PIN Project Servers kostenfrei zur Verfügung:

• Genehmigung von Vertragspartnern durch interne Abteilungen wie Einkauf, HSE, ..
• Lieferung von angeforderten Dokumenten zu einem Vertragspartner (z.B. SCC Zertifikat, Konformitätserklärungen, etc)
• Anmeldung von Subkontraktoren durch den Vertragspartner.
• Genehmigung des angemeldeten Subkontraktors durch interne Abteilungen wie Einkauf, HSE, …
  Diese Funktion ist „konfigurierbar“ abhängig davon, ob der z.B. Einkauf grundsätzlich den eingesetzten Subkontraktor eines Rahmenvertragspartners genehmigen soll oder nicht.
• Anmeldung und Genehmigung von Fahrzeugen und Geräten mit der Möglichkeit der Zuordnung zu ihren Fahrern mit Ausweisschild für das Führerhaus.

Wir haben das Contractor Information System ( CIS ) um eine Workflowkomponente erweitert, welche auch gesundheitlichen Situationen Rechnung trägt .

Mit einer Komponente „ HSE -Prüfstelle“ außerhalb des Werkgeländes erweitern wir das Werkseinfahrt- Management des Contractor Information System um eine gesundheitliche Komponente optional für Sie. Mit einem von Ihnen definierten Workflow erhalten Sie die Möglichkeit, über Teste, einen unbedenklicheren Zutritt zu Ihrem Werk für den Personenkreis sicher zu stellen, der noch nicht geimpft worden ist.

Diesem Test vorgeschaltet wird ein digital erzeugter Fragebogen der die gesundheitliche Selbsteinschätzung des Ausweisinhabers / Besuchers abbildet.
Das Ausfüllen dieses Bogens ( z.B. per Smartphone, Tablett ) erfolgt in der Regel am Tage vor dem gewünschten Zutritt.
Ist das Fragebogenergebnis negativ, kann die Anreise erfolgen. In der „Prüfstelle“ des Betriebsärztlichen Dienstes (HSE )  erfolgt dann zunächst eine Temperaturmessung – gefolgt von einem Test. Ein Testbericht schließt die gesundheitliche Überprüfung ab. Bei einem negativen Ergebnis kann der Zutritt erfolgen, bei einem positiven Ergebnis erfolgt ein Zutrittsverbot..

Die Gültigkeit eines negativen Testberichtes wird durch Sie festgelegt. Sollte  die Aufenthaltsdauer diesen Zeitraum überschreiten, ist vor Ablauf ein erneuter Test beim Betriebsarzt  innerhalb des Werkes  durchzuführen.

Exkurs:

Insbesondere LKW-Fahrern, die ihre Arbeit unter schwierigen Hygienebedingungen ausüben, wird so ein „sicherer“ Zugang zum Werk ermöglicht.

Lenk-und Ruhezeitenbestimmungen können zu längeren Standzeiten im Werk führen, die ggf. einen erneuen Test erfordern. Dem wird mit einer werksinternen Teststation des betriebsärztlichen Dienstes Rechnung getragen.