Contractor Information System

Sie suchen nach einer Einbindung aller Ihrer Kontraktoren / Subunternehmer in ein einziges, leicht zu bedienendes Informationssystem?

Das Contractor Information System bietet Ihnen eine webbasierte Plattform mit individuell an Ihre Firma anpassbaren Workflows.

In jedem Unternehmen mit einer Produktionsanlage müssen täglich die unterschiedlichsten Personen das Werkstor passieren.

Derzeit betreiben Sie einen hohen Aufwand, um den Zugang zu Ihrem Werk ausweistechnisch zu regeln. Fremdfirmen mit einer hohen Personalfluktuation erfordern eine ständigen Aktualisierung ihrer Werksausweise. Ebenso unterliegen Ihre Belehrungsdokumente einer permanenten Änderung. Ihr Sicherheitsvideo ist oft anzupassen. Darüber hinaus ist es Ihnen nur schwer möglich, diese sich ständig ändernden Informationen tagesaktuell an die Ausweisinhaber zu übermitteln und auch einen Nachweis über die zur Kenntnisnahme zu erhalten.

Mit dem PIN ProjectServer richten wir eine zentrale, webbasierte Informationsquelle bei Ihnen ein.

Mitglieder sind Ihre Fachabteilungen, wie z.B der Werksschutz, die Betriebsfeuerwehr oder der Einkauf. Kurz: Alle, die auch bisher an dem Genehmigungsprozess für die Werkausweise beteiligt waren.

Neu hingegen ist, dass jetzt auch Ihre Kontraktoren direkt in Ihr System eingebunden werden.

So ist es Ihnen möglich den Kontraktoren Ausweiskontingente zu überlassen, die durch diese selbst verwaltet werden. Selbstverständlich unterliegt der Beantragungs- und Genehmigungsgang einem von Ihnen definierten Workflow. Dieser gibt jederzeit Auskunft darüber, in welchem Bewilligungsstadium/Status sich der Ausweis befindet. Mit unserer „Work-Flow Engine“ unterstützen wir diesen von Ihnen definierten Prozess.

Die Dokumentenverwaltung für das Ausweisgenehmigungsverfahren ist im PIN ProjektServer integriert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle sicherheitsrelevanten Dokumente mit aktuellem Stand für Prüfungen und Belehrungen verfügbar sind.

Durch den Einsatz verschiedener Transmittal erfolgt eine Benachrichtigung über eine Änderung/Aktualisierung an den Kontraktor. Sie dient Ihrem Unternehmen gleichzeitig als Nachweis, dass sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Der Zugriff auf das System erfolgt mit rollenbasierten Berechtigungen, die den höchsten Datenschutzstandard erfüllen.

  • Die „Work-Flow Engine“ bildet jeden gewünschten Arbeitsablauf ab, z.B. zur Beantragung von Einfahrtgenehmigungen
  • Die Einarbeitung von kundenspezifischen Datenschutzrichtlinien ist möglich
  • Übersichtliche, benutzerfreundliche Eingabemasken, z.B. zur Anlage neuer Antragssteller
  • Sofortiger Ausdruck des Ausweises
  • Zeitersparnis durch Übertragung von Bearbeitungsaufgaben an den Kontraktor
    • Kontraktoren verwalten sich selbst gemäß ihrer Kontingentzuweisung:

    • Die Kontraktoren legen z.B. Erstanträge selbst an oder führen Änderungen an bestehenden Ausweisen selbst durch
      Aktueller Überblick (mit Statusangaben des Antrages) über den zutrittsberechtigten Personenkreis
    • Automatischer Log und damit automatischer Nachweis über z.B. Sicherheitsdokumente (EH&S), die immer auf dem aktuellen Stand sind
      Zutrittsberechtigungen können gesondert für einzele Arears ermöglicht werden. (z.B. A1-A3, B1-B3, C1+C3, u.s.w.)

Über Konformitätserklärungen weisen sowohl der Kontraktor als auch der Subkontraktor die Vollständigkeit aller gültigen arbeitsrechtlichen Auflagen und Voraussetzungen nach. Diese Dokumente können direkt an die Kontraktoren und das von Ihnen geführte Personal, auch das des Subkontraktors, „gehängt“ werden, sodass im Falle einer Überprüfung diese Erklärungen verzuglos vorliegen.

Diese Funktionalitäten stehen für alle unsere Kunden im CIS auf der Plattform des PIN Project Servers inklusive zur Verfügung:

  • Genehmigung von Vertragspartnern durch interne Abteilungen wie Einkauf, HSE, ..
  • Lieferung von angeforderten Dokumenten zu einem Vertragspartner (z.B. SCC Zertifikat, digital erzeugte Konformitätserklärungen, etc)
  • Anmeldung von Subkontraktoren durch den Vertragspartner.
  • Genehmigung des angemeldeten Subkontraktors durch interne Abteilungen wie Einkauf, HSE, …
  • Diese Funktion ist „konfigurierbar“ abhängig davon, ob der z.B. Einkauf grundsätzlich den eingesetzten Subkontraktor eines Rahmenvertragspartners genehmigen soll oder nicht.
  • Anmeldung und Genehmigung von Fahrzeugen und Geräten mit der Möglichkeit der Zuordnung zu ihren Fahrern mit Ausweisschild für das Führerhaus.

Wir haben das Contractor Information System ( CIS ) um eine Workflowkomponente erweitert, welche auch gesundheitlichen Situationen Rechnung trägt.

Mit einer Komponente „ HSE -Prüfstelle“ außerhalb des Werkgeländes erweitern wir das Werkseinfahrt- Management des Contractor Information System um eine gesundheitliche Komponente optional für Sie. Mit einem von Ihnen definierten Workflow erhalten Sie die Möglichkeit, über Teste, einen unbedenklicheren Zutritt zu Ihrem Werk für den Personenkreis sicher zu stellen, der noch nicht geimpft worden ist.

Diesem Test vorgeschaltet wird ein digital erzeugter Fragebogen der die gesundheitliche Selbsteinschätzung des Ausweisinhabers / Besuchers abbildet.
Das Ausfüllen dieses Bogens ( z.B. per Smartphone, Tablett ) erfolgt in der Regel am Tage vor dem gewünschten Zutritt.
Ist das Fragebogenergebnis negativ, kann die Anreise erfolgen. In der „Prüfstelle“ des Betriebsärztlichen Dienstes (HSE ) erfolgt dann zunächst eine Temperaturmessung – gefolgt von einem Test. Ein Testbericht schließt die gesundheitliche Überprüfung ab. Bei einem negativen Ergebnis kann der Zutritt erfolgen, bei einem positiven Ergebnis erfolgt ein Zutrittsverbot..

Die Gültigkeit eines negativen Testberichtes wird durch Sie festgelegt. Sollte die Aufenthaltsdauer diesen Zeitraum überschreiten, ist vor Ablauf ein erneuter Test beim Betriebsarzt innerhalb des Werkes durchzuführen.

Exkurs:

Insbesondere LKW-Fahrern, die ihre Arbeit unter schwierigen Hygienebedingungen ausüben, wird so ein „sicherer“ Zugang zum Werk ermöglicht. Lenk-und Ruhezeitenbestimmungen können zu längeren Standzeiten im Werk führen, die ggf. einen erneuen Test erfordern. Dem wird mit einer werksinternen Teststation des betriebsärztlichen Dienstes Rechnung getragen

Unser Beitrag zur Eindämmung der Corona – Pandemie

Mit der digitalen Bereitstellung des Status 2G, 2G+ oder 3G ermöglichen wir den Unternehmen die Ihnen gesetzlich auferlegten Pflichten der Impfstatuserfassung Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen. Unser PIN Project Server liefert Ihnen damit, selbstverständlich unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen, tagesaktuell den Impfstatus Ihres Unternehmens.